Veiligheidsregio Midden- en West- Brabant (VRMWB) was op zoek naar een systeem voor zaakgericht werken dat niet alleen voldoet aan de wensen en eisen maar ook aansluit bij de uitgangspunten van de Omgevingswet. Na een Europese aanbesteding werd de opdracht aan Genetics gegund.
Informatie adviseur Emily de Langen was als projectleider zowel bij de aanbesteding als implementatie betrokken: “Enkele voorbeelden van de wensen en eisen waaraan VTH-applicatie PowerBrowser voldoet is dat het aansluit bij de hedendaagse praktijk. Het kan de processen goed ondersteunen en voldoet aan de huidige standaarden. Je kunt documenten opslaan in de eigen SharePoint omgeving. De applicatie is NEN2082 gecertificeerd en bewijst de informatieveiligheid van het documentmanagementsysteem.”
Één van de belangrijkste eisen aan PowerBrowser was dat alle data ontsloten kon worden voor uitwisseling tussen afdelingen binnen de organisatie en met ketenpartners. Doordat Genetics werkt met de moderne API techniek kan VRMWB data nu beter delen. “Die techniek zorgt ervoor dat wij alle data kunnen ontsluiten zodat we straks bijvoorbeeld ook incidentbestrijding van brandweer kunnen voeden met de informatie die zij nodig hebben op het moment dat zij buiten bezig zijn met een incident.”
PowerBrowser heeft vele mogelijkheden door o.a. diverse koppelvlakken waar de projectleider goed over is te spreken. Voorbeelden hiervan zijn sjablonen bewerken via SmartDocuments en als groot pluspunt werd de uitgebreide GEO-functionaliteit genoemd.
Extra wens op het gebied van DSO
Extra wens op het gebied van DSO was het direct zien van beslisbomen en toepasbare regels zodra een aanvraag op de site van de gemeente is gedaan. Emily de Langen: “Door de samenwerking met regeldienst.nl krijgen wij op het moment dat de Omgevingswet van kracht is, meer inzicht welke stappen de aanvrager heeft doorlopen, hoe de beslisboom eruitzag en wat precies de aanvraag is waardoor wij ook beter kunnen adviseren.”
Aansluiting klantportaal
VRMWB heeft ook een eigen klantportaal op PowerBrowser aangesloten. Een internetsite waar een aantal gemeenten een aanvraag voor VRMWB digitaal kunnen indienen. Bijvoorbeeld voor het vragen van advies voor een evenement. “Je hebt voor deze gemeenten geen mailbox meer waar aanvragen uitgehaald moeten worden, of alles moet overtypen of documenten moeten uploaden.”
Samenwerking met Genetics
Over de samenwerking met Genetics was de VRMWB positief. Je merkt dat er veel inhoudelijke kennis in huis is. Consultants konden bij de inrichting sessies met key-users op inhoud aangeven waarom je een keuze wel of niet maakt. Ze kennen de applicatie door en door. Voor onze adviseurs was de consultant een gesprekspartner op gelijk niveau. Ze begrijpen het proces vanuit de inhoud en dat werd als positief ervaren. Daarnaast waren de elektronische leeromgeving, en de digitale trainingen van Genetics een mooie toepassing om kennis van PowerBrowser over te brengen in Corona tijd.
We danken de VRMWB voor het in ons gestelde vertrouwen en we kijken uit naar de verdere samenwerking!